Mit Syniti den Markteintritt gewinnen

Hintergrund des Projekts

Ein weltweit führendes Pharmaunternehmen startete die groß angelegte Einführung eines Master Data Management (MDM)-Systems, um die in den USA und Europa eingesetzte Lösung auf den asiatisch-pazifischen Raum auszuweiten. Ziel der Initiative war es, die Einführung neuer Produkte zu optimieren, die Einrichtung der Materialstammdaten und das Statusreporting zu standardisieren sowie die Datenkonsistenz über verschiedene Märkte hinweg sicherzustellen. Angesichts der Komplexität der Datenverwaltung in unterschiedlichen Ländern, regulatorischen Umfeldern und Geschäftsbereichen wollte das Unternehmen die bestehende Syniti MDM-Lösung mithilfe ihrer skalierbaren und robusten Funktionen erweitern, um die globalen Konzepte auf ein neues ERP-System und neue Märkte anzuwenden.

Challenges

Bewältigung regionaler Datenherausforderungen

Je schneller ein Unternehmen ein neues Produkt durch den Markteinführungsprozess bringen kann, desto wettbewerbsfähiger ist es, insbesondere in der Pharmabranche, wo die regulatorischen und planungsrechtlichen Vorgaben sehr hoch sind. In der Pharmaindustrie ist es ein Wettlauf um die Markteinführung, und die Geschwindigkeit, mit der ein Unternehmen ein Produkt durch den Prozess bringen kann, entscheidet über den Erfolg.

Der bestehende Markteinführungsprozess in der APAC-Region war jedoch, wie zuvor in der EMEA-Region vor der Einführung von Syniti MDM, rudimentär. Da die Teams Excel-Dokumente zur manuellen Aktualisierung verschickten, gab es keine verlässlichen Informationen darüber, wie lange die Fertigstellung eines Materials dauern würde (oder sollte), wo es sich im Prozess befand oder welche Reihenfolge der Arbeitsschritte idealerweise gelten sollte. Es fehlte an Verantwortlichkeit für Genehmigungen und Transparenz darüber, wo (oder wer) die Engpässe lagen.

•  Die verschiedenen regulatorischen Rahmenbedingungen im asiatisch-pazifischen Raum unterschieden sich deutlich von denen anderer Regionen bzw. deren Umsetzungen. Insbesondere die chinesischen Vorschriften wichen stark von denen anderer Regionen ab und enthielten zahlreiche Regeln zum Umgang mit Daten und zur Art der erforderlichen Dokumentation.
• Für die Darstellung von Sprachen wie Mandarin oder Hindi waren auch Übersetzungen in die jeweiligen Landessprachen erforderlich. Die APAC-Region umfasst zahlreiche Produktionsstätten und Märkte mit sehr unterschiedlichen Arbeitsweisen. Beispielsweise unterscheiden sich Indien und Japan kulturell stark, sowohl in Bezug auf die Geschäftsprozesse und deren Regulierungen als auch auf die Markteinführung. Bei der Arbeit mit mehreren Märkten und Standorten ist es wichtig, Geschäftsprozesse zu parallelisieren, um eine zeitnahe Zusammenführung aller Daten zu gewährleisten. Als globales Designkonzept wird dieses Konzept jedoch in jedem System sehr unterschiedlich umgesetzt. So müssen beispielsweise Stücklisten, kundenspezifische Daten und auch regionale Vorschriften berücksichtigt und für jedes System individuell implementiert werden.
•  Da bis zu 16 verschiedene Märkte gleichzeitig an den Markt gingen, war ein erheblicher Aufwand im Bereich des Veränderungsmanagements erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Märkte hinsichtlich der Geschäftsprozesse und der Einbindung der Markteinheiten in diesen Prozess auf dem gleichen Stand waren.

Höhepunkte der Implementierung

Implementierung einer einheitlichen Datenlösung

Die Implementierungsteams wurden nach Regionen (USA, Europa und Asien-Pazifik) aufgeteilt, um alle vier Rollouts zu unterstützen. Asien-Pazifik war das letzte ECC-System, das implementiert wurde. Durch die Nutzung der Erkenntnisse aus vorherigen Implementierungen konnte das Team in Asien-Pazifik schnell Verbesserungen vornehmen und die Fachabteilungen einbinden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Zu den Vorteilen gehörte die Aufteilung des Prozesses in fünf Phasen, wodurch nachgelagerte Prozesse wie Bedarfs- und Angebotsplanung so früh wie möglich angestoßen werden konnten.

Festlegung fester Grenzen innerhalb des Unternehmens
Das Syniti-Team legte einen sehr präzisen Zeitplan für die Entwicklung fest, der den Abschluss einer Mindestanzahl an Punkten vorschrieb, bevor die Entwicklung beginnen konnte. Während frühere Implementierungen eher offen gestaltet waren, halfen die klareren Vorgaben dem Implementierungsteam, die Entwicklung besser zu planen, Nacharbeiten zu vermeiden und die Zusagen präzise und wiederholt einzuhalten. Dadurch gewann das Unternehmen mehr Vertrauen in die Kompetenz von Syniti bei der Implementierung der Lösung.

Robustes Änderungsmanagement
Nach den Implementierungen in den USA und Europa wurde dem Unternehmen klar, dass es zuvor unterschätzt hatte, wie anspruchsvoll und gleichzeitig unerlässlich der Change-Management-Prozess sein kann. Ohne die Unterstützung der Fachabteilungen für eine neue Geschäftsprozessänderung spielt es keine Rolle, wie gut das System konzipiert, wie effektiv die Validierungen waren oder wie gut das Tool selbst ist, wenn die Fachabteilungen es nicht annehmen.

Stage-Gate-Deployment
Speziell im Pharmabereich werden für die Einleitung der FDA-Unterlagen lediglich die Materialnummer und -beschreibung benötigt. Daher müssen in SAP nur wenige Daten angelegt werden, um das Material zu erfassen. Dies ermöglichte es dem Team, die Daten schrittweise einzuführen und das System so phasenweise zu implementieren, Risiken zu minimieren und iterative Verbesserungen vorzunehmen. Obwohl dies den Geschäftsprozess komplexer macht, verkürzt es die Durchlaufzeiten nachfolgender Prozesse und ermöglicht die Parallelisierung.

Ergebnisse & Vorteile

Operative Exzellenz erreichen

Das Implementierungsteam von Syniti konnte den Stakeholdern wiederholt Erfolge demonstrieren, was es ihnen ermöglichte, eine Reihe von Programmanpassungen vorzunehmen, von denen das Unternehmen weiterhin profitiert.

Strukturierte Prozesse und Berichterstattung
Durch die stärkere Strukturierung und Berichterstattung im neuen Prozess hat das Unternehmen nun einen besseren Überblick über jeden einzelnen Prozessschritt, wodurch es einfacher wird, die Dauer des Materialdurchlaufs im Prozess zu ermitteln.

Vorhersehbare Starts in großen Regionen
Vor der Einführung war jedes Land für die Markteinführung seines Produkts selbst verantwortlich und gestaltete seinen Markteintrittsprozess eigenständig. Dieser Prozess war manuell und unvorhersehbar. Jetzt läuft alles zentral über eine „Launch-Gruppe“, die reibungslose Markteinführungen in verschiedenen Märkten ermöglicht und verlässliche Markteinführungspläne erstellt.

Schnellere Markteinführung
Der neue Prozess ist nicht nur messbar und nachvollziehbar, sondern die schrittweise Einführung hat auch die Geschwindigkeit erhöht, mit der ein Material das System durchläuft. Dadurch gelangen Produkte schneller auf den Markt, was die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens in seiner Branche stärkt.

Zukunftsaussichten und Skalierbarkeit

Durch den Einsatz eines zentralisierten und standardisierten Datenmanagementsystems konnte das Implementierungsteam von Syniti die Transparenz und Zuverlässigkeit des Markteinführungsprozesses verbessern. Der beschleunigte Prozess ermöglicht einen schnelleren Materialfluss durch das System und eine zügigere Markteinführung – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen. Zudem wird dadurch ein einheitlicher Prozess für die Produkteinführung in allen Pharmamärkten eingeführt.

Das Unternehmen plant, das MDM-System durch die Integration von Verbesserungen im Laufe der Zeit weiter zu optimieren und die Visualisierungen zu verbessern, um dem Unternehmen mehr Klarheit über den Prozess und die Vorlaufzeiten zu verschaffen.