GDPR 候補者プライバシー通知

情報に対する責任

BackOffice Associates, LLC d/b/a Syniti および BackOffice Associates Ltd. d/b/a Syniti は、応募者の応募を処理する目的で、個人情報の「データ管理者」です。以下の国に拠点を置く役職の応募者の場合:

• フランス、BackOffice Associates – フランスもデータ管理者です。
• ドイツでは、BackOffice Associates Germany GmbH d/b/a Syniti もデータ管理者です。
• イタリアでは、Syniti Direct Solutions (HiT Software) もデータ管理者です。
• オランダ、BackOffice Associates – Netherlands もデータ管理者です。
• スペインでは、BackOffice Associates Spain SLもデータ管理者です。
• スイス、BackOffice Associates – スイスもデータ管理者です。

つまり、Syniti での潜在的な役職の候補者（従業員、契約社員、研修生、インターンなど）としてのあなたの個人情報をどのように保持し、使用するかを決定する責任は当社にあります。

当社が保有するお客様に関する情報の種類

当社は、採用プロセス中に、お客様に関する以下のカテゴリの情報を収集、保存、および使用します。

• 氏名、住所、メールアドレス、電話番号、その他の連絡先情報
• 履歴書やカバーレターに記載する情報
• 申請をサポートするために当社に提供された追加情報
• 弊社のキャリアサイトで作成されたプロフィールに含まれる情報
• 面接やスクリーニングで得た情報
• 希望する役職の種類、現在の給与（該当する場合）、給与の期待値、報酬や福利厚生パッケージに関するその他の条件、またはその他の職務上の希望の詳細
• 応募する職種についてどのように知ったかの詳細
• 調査結果（該当する場合）
• 参照情報および/または身元調査から受け取った情報（第三者から提供された情報を含む）
• 当社における過去の採用および/または雇用履歴に関する情報
• 当社が採用プロセスに関連してあなたに発生した費用の払い戻しをあなたに提供し、あなたがそのような申し出を承諾する場合 – かかる払い戻しを実行するために必要な情報。
• 就労権またはインターンシップ/研修の資格に関する情報（国籍、ビザ取得のための市民権を含む）
• 弊社施設を訪問された際の CCTV 映像。

当社は、以下の「特別なカテゴリ」のより機密性の高い個人情報を収集、保管、使用する場合もあります。

• ビザ取得に必要な国籍に関する情報
• 関連する医療または健康に関する情報
• 職務上必要であり、法的に許可されている場合の犯罪歴および犯罪行為に関する情報（英国のみ）

個人情報はどのように収集されますか?

当社は、以下の情報源から候補者の個人情報を収集します。

• あなた（候補者）
• ポーランドを除くすべての国の役職の身元調査プロバイダーから、次のカテゴリのデータを収集します。
  • 6年間の活動履歴（就業履歴を含む）
  • 学歴の詳細
  • 住所確認
  • 専門資格履歴
  • 信用調査（専門サービス、財務、法務の職種のみ）
  • 運転免許証の承認確認（英国内の専門サービス、金融、法務の職種のみ）
  • 取締役チェック
  • グローバルウォッチリストチェック（英国外の役職のみ）
• 弊社のPIプロバイダー。PIプロバイダーにお客様が送信したデータの結果として生成されたPIレポートを収集します。
• 当社が提携している採用サービスプロバイダー
• 上記に概説した役割について、英国における刑事有罪判決に関する開示および禁止サービス
• あなたの役職と雇用期間の確認を収集する推薦人
• 当社に代わって求人広告を掲載する外部プロバイダー
• LinkedIn、Xing、No Fluff、Twitter などの公開ソースから取得した連絡先の詳細、プロフィール、履歴書 (ある場合) など、お客様に関する情報。

お客様の情報の利用方法

当社が収集したお客様の個人情報は以下の目的で使用されます。

• あなたが応募している役職、または当社が募集している他の関連役職に対するあなたのスキル、資格、適性を評価します。
• 必要に応じて経歴調査と身元照会を実施する
• 採用プロセスについてあなたと連絡を取り、適切な場合には、当社でのその他の潜在的なキャリア機会についてお知らせします
• 採用プロセスに関連する記録を作成する
• 必要に応じて移民ビザや労働許可証の取得をお手伝いします
• 多様性の監視を含む採用慣行の見直し
• 該当する場合、採用プロセスに関連して発生した費用を払い戻します
• 法律や規制の要件を遵守する

当社での職務に就く場合、採用プロセス中に収集された情報は雇用記録の一部となります。

推薦者の個人情報を当社に提供する前に、推薦者からその個人情報の処理に関する同意を得るのは推薦者の責任です。

機密情報の使用方法

当社は、お客様の機密情報を以下の方法で使用することがあります。

• 障害の状態に関する情報は、採用プロセスを調整する必要があるかどうかを検討するために使用します。
• 該当する場合、ビザや移民の目的であなたの国籍に関する情報を使用する場合があります。
• 犯罪歴に関する情報は、高い信頼性と誠実性が求められる役職や、顧客の要件を満たす役職で使用します（英国のみ）

当社は、法律で許可されている場合にのみ、犯罪歴に関する情報を使用します。当社は、このデータを処理する際に、法律で義務付けられている適切な保護措置を講じています。

個人情報および機密個人情報の処理に関する法的根拠

当社がお客様の個人情報を処理する法的根拠には、採用プロセスに関する上記の処理活動を含む、当社の正当な利益のために必要な処理が含まれます。

当社がお客様の個人情報を処理する法的根拠には、採用目的でお客様の個人情報を処理することに対するお客様の同意に基づく処理が含まれます。お客様は、この処理に対する同意をいつでも撤回する権利を有します。同意を撤回するには、 プライバシー@syniti.com同意を撤回した旨の通知を受け取った場合、あなたは当社の採用プロセスから除外され、法律上処理する別の法的根拠がない限り、当社の保持ポリシーに従って、あなたのデータは安全に処分されます。

個人情報を提供しなかった場合

応募を検討するために必要な情報を要求されたときに提供しなかった場合、採用プロセスを進めることはできません。たとえば、この役職には推薦者が必要ですが、関連する詳細情報を提供いただけない場合、応募者をそれ以上進めることはできません。

自動化された意思決定

自動化された意思決定のみに基づいて、お客様に法的または同様に重大な影響を及ぼす決定が下されることはありません。

データ共有

なぜ私のデータを第三者と共有するのでしょうか?

当社は、Syniti グループの他の企業、人事、IT、財務部門の一部のメンバー、および当社の身元調査プロバイダー、採用サービス プロバイダー、PI プロバイダーなどの関連する第三者とお客様の情報を共有する場合があります。当社のすべての第三者プロバイダーおよびグループ内の他の事業体は、お客様の個人情報を保護するために適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。当社は、第三者サービス プロバイダーがお客様の個人データを独自の目的で使用することを許可していません。当社は、特定の目的のために、当社の指示に従ってのみ、お客様の個人データを処理することを許可しています。

また、適用される法律や規制を遵守するため、または法的手続きに対応するために、地元の労働当局、裁判所、法廷、規制機関、法執行機関などの外部の第三者にお客様の情報を開示する必要がある場合があります。インターンシップや研修の機会については、適用される法律や規制を遵守するために、関連する教育機関とお客様のデータを共有する必要が生じる場合もあります。

EU外への情報転送

弊社は、収集した個人情報の一部を、米国、英国（更新時点では、英国は2020年にEUを離脱予定）、インド（経費のみ）、および雇用チームの一部がスイスに拠点を置いている場合はスイスにEU外の以下の国に転送します。スイス以外の国については、欧州委員会による適切性決定はありません。つまり、弊社がお客様のデータを転送する国は、お客様の個人情報に対して適切なレベルの保護を提供しているとは見なされません。ただし、お客様の個人情報が適切なレベルの保護を受けられるように、弊社はEU外のこれらの事業体と標準契約条項を含む企業間契約を締結しています。これは、適切な保護を与えるために欧州委員会によって承認されたメカニズムです。さらに、弊社はプライバシーシールドフレームワークの認定を受けています（以下を参照）。これについてさらに詳しく知りたい場合は、 プライバシー@syniti.com.

データセキュリティ

当社は、お客様の個人情報が誤って紛失、使用、または不正にアクセス、変更、開示されることを防ぐために適切なセキュリティ対策を実施しています。さらに、当社はお客様の個人情報へのアクセスを、業務上知る必要がある従業員、請負業者、およびその他の第三者に限定しています。これらの者は当社の指示に従ってのみお客様の個人情報を処理し、守秘義務を負います。

データ保持

私の情報はどれくらいの期間使用されますか?

当社は、適用法および当社の保持ポリシーに従ってお客様の情報を保持します。当社は、法的要件に準拠できるように、その期間お客様の情報を保持します。この期間が経過すると、当社は適用法および規制に従ってお客様の個人情報を安全に破棄します。

将来的にさらなる機会が生じ、当社がその際にお客様を検討したいという理由でお客様の個人情報を保持したい場合、当社はお客様に別途連絡し、その根拠に基づいて一定期間お客様の情報を保持するための明確な同意を求めます。

アクセス、訂正、消去、制限、移植の権利

変更を当社に通知する責任

当社が保有するお客様の個人情報が正確であることは重要です。当社での採用プロセス中にお客様の個人情報に変更があった場合は、必ず当社にお知らせください。

個人情報に関するお客様の権利

適用法に従い、お客様には以下の権利があります。

• 個人情報へのアクセスを要求する権利。これにより、お客様は当社が保有するお客様の個人情報のコピーを受け取り、当社がその情報を合法的に処理していることを確認できます。
• 当社が保有するお客様の個人情報の訂正を要求する権利。これにより、当社が保有するお客様に関する不完全または不正確な情報を訂正することができます。
• 個人情報の消去を要求する権利。これにより、当社が個人情報の処理を継続する正当な理由がない場合に、当社に個人情報の削除または消去を要求することができます。また、処理に異議を申し立てる権利を行使した場合にも、当社に個人情報の削除または消去を要求する権利があります (以下を参照)。
• 当社が正当な利益（または第三者の利益）に基づいてお客様の個人情報を処理している場合、およびお客様の特定の状況に関して、この根拠に基づいて処理に異議を申し立てることを望む合理的な理由がある場合に、お客様の個人情報の処理に異議を申し立てる権利。
• 個人情報の処理の制限を要求する権利。これにより、たとえば、個人情報の正確性や処理理由を当社に確認してもらいたい場合、当社に個人情報の処理を一時停止するよう要求することができます。
• 個人情報をご自身または他の当事者に移転することを要求する権利（ポータビリティ権）。

個人情報の確認、確認、修正、消去を希望する場合、個人情報の処理に異議を申し立てる場合、または個人情報のコピーを他の当事者に転送するよう要求する場合は、 プライバシー@syniti.com.

必要な手数料はありません

個人情報へのアクセス（またはその他の権利の行使）に料金を支払う必要はありません。ただし、アクセス要求が明らかに根拠がない、または過剰である場合は、合理的な料金を請求する場合があります。また、このような状況では要求に応じることを拒否する場合があります。

あなたに必要な情報

当社は、お客様の身元を確認し、情報にアクセスする権利（またはその他の権利を行使する権利）を保証するために、お客様から特定の情報を尋ねる必要がある場合があります。これは、個人情報がそれを受け取る権利のない人物に開示されないようにするための、もう 1 つの適切なセキュリティ対策です。

連絡先の詳細と苦情申し立ての権利

このプライバシー通知または個人情報の取り扱いについてご質問がある場合は、 プライバシー@syniti.com.

お客様は、居住国におけるデータ保護問題に関して、いつでも関連する監督当局に苦情を申し立てる権利を有します。

プライバシーシールド認証

当社のプライバシー シールド認証 https://www.privacyshield.gov/ に記載されているとおり、当社は、欧州連合加盟国およびスイスからの個人情報の収集、使用、および保持に関して、米国商務省が規定する EU-米国間およびスイス-米国間のプライバシー シールド フレームワークに準拠しています。Backoffice Associates, LLC d/b/a Syniti は、プライバシー シールド原則に準拠していることを認証しています。Syniti は、上記のとおり、当社に代わって外部処理を行うために、転送原則に基づいて第三者と共有される個人情報のすべてについて責任を負います。プライバシー シールド プログラムの詳細と Syniti の認証を確認するには、プライバシー シールドの Web サイトにアクセスしてください。 https://www.privacyshield.gov/Synitiは、米国連邦取引委員会（FTC）の調査および執行権限の対象となります。特定の状況では、プライバシーシールドフレームワークは、プライバシーシールド原則の付録Iに記載されているように、他の手段で解決できない苦情を解決するために拘束力のある仲裁を申し立てる権利を提供します。 https://www.privacyshield.gov/.

この通知のステータスと変更

この通知は、雇用契約またはサービスを提供するその他の契約の一部を構成するものではありません。当社はこの通知をいつでも更新する可能性があり、変更はこのページに表示されます。

最終更新日 29 年 2020 月 XNUMX 日