Blakely verstärkt Spendeninitiativen mit Syniti
Verbesserung des Kundenerlebnisses und der Betriebsabläufe mit den Datenabgleichslösungen von Syniti
Über das Unternehmen
Blakely Inc. ist eine Full-Service-Marketing- und Fundraising-Agentur, die ausschließlich mit gemeinnützigen Organisationen zusammenarbeitet, um deren Einnahmen durch individuelle Spendenprogramme zu steigern. Sie leistet einen bedeutenden Beitrag zum gemeinnützigen Sektor und hat allein im vergangenen Jahr über 63 Millionen US-Dollar für ihre fast 40 Kunden eingeworben. Kern ihrer Tätigkeit sind ausgefeilte, integrierte Kampagnen, die eine wichtige Quelle für die dringend benötigten Spendengelder ihrer Kunden darstellen.
Hintergrund des Projekts
Um die Datenabgleichsfunktionen zu verbessern, entschied sich Blakely, diesen wichtigen Aspekt intern zu verlagern. Vor der Einführung von Syniti hatte Blakely mit langsamen Prozessen und übersehenen Duplikaten zu kämpfen, wenn sie auf Lettershop-Partner angewiesen waren.
Die Bereinigung von Namen und die Entfernung von Duplikaten gehören zum Standardangebot fast aller Lettershops, doch die Prozesse wiesen oft Schwächen auf. „Mit Syniti Match erkannten wir, dass wir einen Teil der Arbeit intern erledigen und den Prozess dadurch verbessern, beschleunigen, kostengünstiger und zuverlässiger gestalten konnten“, so Winston Van Schilt, Finanzvorstand von Blakely. Um die Trefferquote zu erhöhen, Nacharbeiten zu reduzieren und Projektlaufzeiten zu verkürzen, entschied sich Blakely, die Datenaufbereitung intern durchzuführen und eine effektivere Matching-Lösung zu finden.
Syniti Match hilft insbesondere dabei, Mailings pünktlich zu versenden… es gibt uns mehr Zeit für andere Dinge, die natürlicherweise anfallen, und ermöglicht es uns trotzdem, diese zu erledigen, das Produkt auf den Markt zu bringen und die Mailings pünktlich zu versenden, was in unserer Branche wirklich sehr wichtig ist.“
Umsetzung
Die Entwickler von Blakely erkannten die Matching-Lösung von Syniti als kostengünstige und zuverlässige Alternative zum Aufbau eines umfangreichen internen Matching-Algorithmus.
„Nachdem wir den Wert von Syniti erkannt hatten, wurde es zu einem zentralen Bestandteil unseres Datenverarbeitungsprozesses und ermöglichte uns die Entwicklung einer umfassenderen Lösung, die Syniti für den Abgleichprozess nutzte“, so van Schilt. Blakely entwickelte einen maßgeschneiderten Prozess und integrierte die Matching-Lösung von Syniti effizient in seinen Workflow. Die Implementierung der Matching-Bibliothek erlaubte es Blakely, sich auf andere Aspekte der Datenaufbereitung für seine Direktmailing-Kampagnen zu konzentrieren, was zu einer deutlichen Reduzierung der Projektlaufzeiten beitrug.
„Zu Blakelys Kunden zählen fast 40 gemeinnützige Organisationen mit jeweils eigenen Bedürfnissen. Daher ist die Möglichkeit, verschiedene Arten von Zuordnungen durchzuführen (Einzelpersonen, Ehepartner, Haushalte, nur Adressen), wichtig. Ebenso wichtig ist die Möglichkeit, die Einstellungen anzupassen, um die Genauigkeit der Zuordnungen zu optimieren“, erklärt van Schilt.
Die Agentur stellte auf einen internen Datenverarbeitungsprozess um und integrierte die Matching-Lösung von Syniti, um verschiedene Abgleichtypen (Einzelpersonen, Ehepartner, Haushalte, nur Adressen) zu verarbeiten. Die Einführung von Syniti optimierte nicht nur die Datenaufbereitung für den Mailingversand bei Blakely, sondern verschaffte dem Unternehmen auch einen Wettbewerbsvorteil, da die Abhängigkeit von externen Anbietern für Abgleich und Duplikatbereinigung entfiel.
Die Integration von Syniti in ihren Datenverarbeitungsprozess dauerte etwa drei Monate, kontinuierliche Optimierungen und Anpassungen sind jederzeit möglich.
Ergebnisse
Blakelys Fähigkeit, verschiedene Arten von Zuordnungen durchzuführen und die Einstellungen für eine optimale Zuordnungsgenauigkeit zu optimieren, ermöglicht es der Agentur, flexibel auf die individuellen Bedürfnisse von fast 40 gemeinnützigen Organisationen einzugehen. Die Agentur hat nun mehr Kontrolle über den Zuordnungsprozess, kann Probleme intern beheben und die Bearbeitungszeit deutlich verkürzen – von einer Woche mit externen Dienstleistern auf zwei bis drei Tage oder weniger, selbst außerhalb der Hauptsaison.
Der interne Abgleichprozess hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Zusammenarbeit mit anderen Anbietern vereinfacht. Blakely kann nun flexibel mit verschiedenen Lettershops zusammenarbeiten, je nach den spezifischen Projektanforderungen.
„Ein weiterer Vorteil der internen Abwicklung des Matching-Prozesses war die deutlich reibungslosere Zusammenarbeit mit anderen Anbietern“, sagte van Schilt. „Das war ein weiterer großer Vorteil für uns; jetzt nutzen wir eine Vielzahl verschiedener Lettershops, je nach deren jeweiligen Möglichkeiten.“
„Die Matching-Lösungen von Syniti tragen insbesondere dazu bei, Mailings termingerecht zu versenden“, erklärte van Schilt. „Oftmals gibt es bis zum eigentlichen Versandtermin viele zu bewältigende Prozesse. Wenn wir diesen Prozess beschleunigen können, haben wir mehr Zeit für andere, üblicherweise anfallende Aufgaben und können die Sendungen trotzdem pünktlich versenden – was in unserer Branche extrem wichtig ist.“
„Vieles läuft jetzt intern ab, sodass Probleme viel schneller behoben werden können. Dadurch bleibt mehr Zeit im System, um sich anderen Herausforderungen zu stellen. Wir konnten Zeit sparen und die Prozesse effizienter und effektiver gestalten, wodurch wir mehr Möglichkeiten haben, ohne dass das Gesamtprojekt aus dem Gleichgewicht gerät. Wir haben diesen Teil des Prozesses besser im Griff als zuvor.“ Die Nutzung der Matching-Bibliothek der Lösung verschaffte Blakely einen Wettbewerbsvorteil gegenüber seinen Lieferanten, da sie nicht mehr auf diese für das Matching und die Duplikatbereinigung angewiesen waren.