Datenschutzhinweis für Bewerber gemäß DSGVO

VERANTWORTUNG FÜR IHRE INFORMATIONEN

BackOffice Associates, LLC (handelnd unter Syniti) und BackOffice Associates Ltd. (handelnd unter Syniti) sind „Verantwortliche“ für Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Für Bewerber für Stellen mit Sitz in:

• Frankreich, BackOffice Associates – Frankreich ist ebenfalls ein Datenverantwortlicher;
• Germany, BackOffice Associates Germany GmbH d/b/a Syniti ist ebenfalls ein Datenverantwortlicher;
• In Italien ist Syniti Direct Solutions (HiT Software) ebenfalls ein Datenverantwortlicher;
• Niederlande, BackOffice Associates – Niederlande ist ebenfalls Datenverantwortlicher;
• In Spanien ist BackOffice Associates Spain SL ebenfalls ein Datenverantwortlicher; und
• Schweiz, BackOffice Associates – Schweiz ist ebenfalls Datenverantwortlicher.

Dies bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir personenbezogene Daten über Sie als Kandidaten für eine mögliche Position bei Syniti (sei es als Mitarbeiter, Auftragnehmer, Praktikant oder Auszubildender) speichern und nutzen.

WELCHE ARTEN VON INFORMATIONEN WIR ÜBER SIE SPEICHERN

Im Rahmen unseres Rekrutierungsprozesses erfassen, speichern und nutzen wir die folgenden Kategorien von Informationen über Sie:

• Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und weitere Kontaktinformationen
• Die Informationen, die Sie in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben angeben
• Alle zusätzlichen Informationen, die Sie uns zur Unterstützung Ihrer Bewerbung zukommen lassen.
• Informationen, die in Ihrem auf unserer Karriereseite erstellten Profil enthalten sind
• Informationen aus Interviews und Vorführungen, die Sie möglicherweise haben
• Angaben zur gewünschten Position, zum aktuellen Gehalt (falls relevant) und zu den Gehaltsvorstellungen sowie zu weiteren Konditionen bezüglich Vergütung und Zusatzleistungen oder anderen beruflichen Präferenzen.
• Einzelheiten darüber, wie Sie von der Stelle erfahren haben, auf die Sie sich bewerben
• Ergebnisse der Umfragen, soweit relevant
• Referenzinformationen und/oder Informationen aus Hintergrundüberprüfungen, einschließlich Informationen von Dritten
• Informationen zu früheren Einstellungs- und/oder Beschäftigungsverhältnissen bei uns
• Wenn wir Ihnen die Erstattung der Ihnen im Zusammenhang mit dem Rekrutierungsprozess entstandenen Kosten anbieten und Sie dieses Angebot annehmen – Informationen, die für die Durchführung dieser Erstattung erforderlich sind;
• Informationen, die für Ihr Recht auf Arbeit oder Ihre Eignung für ein Praktikum/eine Ausbildungsstelle relevant sind, einschließlich Staatsangehörigkeit oder Staatsbürgerschaft für Visazwecke; und
• Videoaufnahmen während Ihres Besuchs auf unserem Gelände.

Wir können außerdem die folgenden „besonderen Kategorien“ sensiblerer personenbezogener Daten erheben, speichern und verwenden:

• Angaben zu Ihrer Staatsangehörigkeit, sofern diese für Visazwecke relevant sind
• Medizinische oder gesundheitsbezogene Informationen, sofern relevant
• Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten, sofern dies für die Stelle erforderlich und rechtlich zulässig ist (nur Vereinigtes Königreich).

WIE WERDEN IHRE PERSÖNLICHEN DATEN ERFASST?

Wir erheben personenbezogene Daten von Bewerbern aus folgenden Quellen:

• Sie (der Kandidat)
• Unser Anbieter für Hintergrundprüfungen bei Stellen in allen Ländern außer Polen erhebt folgende Datenkategorien:
  • Sechs Jahre Tätigkeitsverlauf (einschließlich Beschäftigungsverlauf)
  • Vollständiger akademischer Werdegang
  • Adressverifikation
  • Berufliche Qualifikationen
  • Bonitätsprüfung (nur für Positionen in den Bereichen professionelle Dienstleistungen, Finanzen und Recht)
  • Überprüfung der Führerscheinvermerke (nur für Positionen in den Bereichen professionelle Dienstleistungen, Finanzen und Recht in Großbritannien)
  • Überprüfung der Geschäftsführung
  • Überprüfung der globalen Beobachtungsliste (nur Positionen außerhalb Großbritanniens)
• Unser PI-Anbieter, von dem wir den PI-Bericht erhalten, der aufgrund der von Ihnen an den PI-Anbieter übermittelten Daten erstellt wird.
• Unsere Personalvermittlungsdienstleister, mit denen wir zusammenarbeiten
• Offenlegung und Sperrung von Vorstrafen im Vereinigten Königreich für die oben genannten Positionen
• Ihre benannten Referenzen, von denen wir eine Bestätigung Ihrer Position und Ihrer Beschäftigungsdaten einholen.
• Jeder externe Anbieter, der in unserem Namen eine Stelle ausschreibt
• Informationen über Sie, einschließlich Ihrer Kontaktdaten, Ihres Profils und Ihres Lebenslaufs (sofern vorhanden), aus den folgenden öffentlich zugänglichen Quellen: LinkedIn, Xing, No Fluff und Twitter; usw.

WIE WIR IHRE INFORMATIONEN VERWENDEN

Wir verwenden die persönlichen Daten, die wir über Sie sammeln, um:

• Schätzen Sie Ihre Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für die Stelle ein, für die Sie sich bewerben, oder für andere relevante Stellen, die wir anbieten.
• Führen Sie gegebenenfalls Hintergrund- und Referenzprüfungen durch.
• Wir werden mit Ihnen über den Rekrutierungsprozess kommunizieren und Sie gegebenenfalls auch über andere mögliche Karrieremöglichkeiten bei uns informieren.
• Erstellen Sie Aufzeichnungen im Zusammenhang mit unserem Einstellungsprozess
• Wir unterstützen Sie gegebenenfalls bei der Beantragung eines Einwanderungsvisums oder einer Arbeitserlaubnis.
• Überprüfen Sie unsere Rekrutierungspraktiken einschließlich des Diversity-Monitorings.
• Wir erstatten Ihnen gegebenenfalls die Ihnen im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren entstandenen Kosten.
• Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorgaben

Wenn Sie eine Stelle bei uns annehmen, werden die während des Einstellungsverfahrens gesammelten Informationen Teil Ihrer Personalakte.

Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Einwilligung der Referenzgeber zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzuholen, bevor Sie uns diese übermitteln.

WIE WIR SENSIBLE DATEN VERWENDEN

Wir können Ihre sensiblen Daten auf folgende Weise verwenden:

• Wir werden Informationen über Ihren Behinderungsstatus nutzen, um zu prüfen, ob wir den Rekrutierungsprozess anpassen müssen.
• Wir können Informationen über Ihre Staatsangehörigkeit gegebenenfalls für Visa- und Einwanderungszwecke verwenden.
• Informationen über strafrechtliche Verurteilungen werden wir nur für Positionen verwenden, die ein hohes Maß an Vertrauen und Integrität erfordern, sowie für Positionen, bei denen dies eine Kundenanforderung ist (nur Großbritannien).

Wir dürfen Informationen über strafrechtliche Verurteilungen nur dann verwenden, wenn uns dies gesetzlich gestattet ist. Wir haben bei der Verarbeitung dieser Daten die gesetzlich vorgeschriebenen geeigneten Sicherheitsvorkehrungen getroffen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten und sensibler personenbezogener Daten

Unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten umfasst die Verarbeitung, die für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, einschließlich der oben beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen unseres Rekrutierungsprozesses.

Unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer sensiblen personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke des Bewerbungsprozesses. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zu dieser Verarbeitung jederzeit zu widerrufen. Um Ihre Einwilligung zu widerrufen, kontaktieren Sie uns bitte. privacy@syniti.comSobald wir Ihre Mitteilung über den Widerruf Ihrer Einwilligung erhalten haben, werden Sie aus unserem Rekrutierungsprozess entfernt und Ihre Daten werden wir, vorbehaltlich unserer Aufbewahrungsrichtlinie, sicher entsorgen, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung.

WENN SIE KEINE PERSÖNLICHEN DATEN ANGEBEN

Wenn Sie die angeforderten Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung notwendig sind, nicht bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung leider nicht weiter berücksichtigen. Beispielsweise benötigen wir für diese Stelle eine Referenz. Sollten Sie uns die entsprechenden Angaben nicht übermitteln, können wir Ihre Bewerbung nicht weiter bearbeiten.

AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Sie werden keinen Entscheidungen unterworfen sein, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Sie haben und ausschließlich auf automatisierter Entscheidungsfindung beruhen.

DATENÜBERTRAGUNG

WARUM WERDEN MEINE DATEN AN DRITTE WEITERGEGEBEN?

Wir können Ihre Daten an andere Unternehmen der Syniti-Gruppe sowie an ausgewählte Mitarbeiter unserer Personal-, IT- und Finanzabteilungen und an relevante Dritte weitergeben, darunter unser Anbieter für Hintergrundprüfungen, unsere Personalvermittlungsdienstleister und unser Dienstleister für Personendatenschutz. Alle unsere Drittanbieter und andere Unternehmen der Gruppe sind verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu ergreifen. Wir gestatten unseren Drittanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für eigene Zwecke zu verwenden. Sie dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für bestimmte Zwecke und gemäß unseren Anweisungen verarbeiten.

Wir sind unter Umständen verpflichtet, Ihre Daten an externe Dritte wie lokale Arbeitsbehörden, Gerichte, Aufsichtsbehörden und/oder Strafverfolgungsbehörden weiterzugeben, um geltende Gesetze und Vorschriften einzuhalten oder im Rahmen eines Gerichtsverfahrens. Bei Praktikums- und Ausbildungsstellen müssen wir Ihre Daten gegebenenfalls auch an relevante Bildungseinrichtungen weitergeben, um geltende Gesetze und Vorschriften zu erfüllen.

ÜBERMITTLUNG VON DATEN AUSSERHALB DER EU

Wir übermitteln einige Ihrer personenbezogenen Daten in folgende Länder außerhalb der EU: USA, Vereinigtes Königreich (zum Zeitpunkt der Aktualisierung ist der Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU für 2020 geplant), Indien (nur Spesenabrechnung) und die Schweiz, sofern ein Teil unseres Einstellungsteams dort ansässig ist. Mit Ausnahme der Schweiz liegt für die anderen Länder kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor. Dies bedeutet, dass die Länder, in die wir Ihre Daten übermitteln, kein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten gewährleisten. Um jedoch sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten angemessen geschützt sind, haben wir mit diesen Unternehmen außerhalb der EU konzerninterne Vereinbarungen einschließlich Standardvertragsklauseln getroffen. Dieser Mechanismus wurde von der Europäischen Kommission genehmigt, um einen angemessenen Schutz zu gewährleisten. Darüber hinaus sind wir für die Privacy-Shield-Rahmenbedingungen zertifiziert (siehe unten). Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte. privacy@syniti.com.

DATENSICHERHEIT

Wir haben geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor versehentlichem Verlust, unbefugter Nutzung oder unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, Auftragnehmer und sonstige Dritte, die diese Daten aus geschäftlichen Gründen benötigen. Diese verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich gemäß unseren Anweisungen und unterliegen der Geheimhaltungspflicht.

DATENAUFBEWAHRUNG

WIE LANGE WERDEN MEINE DATEN VERWENDET?

Wir speichern Ihre Daten gemäß geltendem Recht und unserer Aufbewahrungsrichtlinie. Die Speicherung erfolgt für den vorgesehenen Zeitraum, um die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften sicher gelöscht.

Falls wir Ihre personenbezogenen Daten speichern möchten, weil sich in Zukunft möglicherweise eine weitere Gelegenheit ergibt und wir Sie dafür in Betracht ziehen möchten, werden wir Sie gesondert kontaktieren und Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Speicherung Ihrer Daten für einen festgelegten Zeitraum einholen.

Rechte auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit

Ihre Verantwortung, uns über Änderungen zu informieren

Es ist wichtig, dass die persönlichen Daten, die wir über Sie speichern, korrekt sind. Bitte informieren Sie uns, falls sich Ihre persönlichen Daten während Ihres Bewerbungsprozesses bei uns ändern.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

Gemäß geltendem Recht stehen Ihnen möglicherweise folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten. Dies ermöglicht es Ihnen, eine Kopie der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten und zu überprüfen, ob wir diese rechtmäßig verarbeiten.
• Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies ermöglicht es Ihnen, unvollständige oder unrichtige Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren zu lassen.
• Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie können uns auffordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn kein berechtigter Grund für deren weitere Verarbeitung besteht. Sie haben auch das Recht, die Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ausgeübt haben (siehe unten).
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (unseres oder eines Dritten) berufen und es in Ihrer besonderen Situation einen triftigen Grund gibt, warum Sie aus diesem Grund Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen möchten.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies ermöglicht es Ihnen, uns aufzufordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auszusetzen, beispielsweise wenn Sie die Richtigkeit der Daten oder den Grund für deren Verarbeitung überprüfen lassen möchten.
• Recht auf Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an sich selbst oder einen Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten einsehen, überprüfen, berichtigen oder deren Löschung beantragen möchten, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen oder die Übermittlung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten an einen Dritten beantragen möchten, kontaktieren Sie uns bitte. privacy@syniti.com.

ÜBLICHERWEISE GEBÜHRENFREI

Für den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung Ihrer sonstigen Rechte) fallen keine Gebühren an. Wir behalten uns jedoch vor, eine angemessene Gebühr zu erheben, wenn Ihr Antrag auf Auskunft offensichtlich unbegründet oder übertrieben ist. Alternativ können wir die Bearbeitung des Antrags in diesen Fällen ablehnen.

WAS WIR VON IHNEN BENÖTIGEN KÖNNTEN

Um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Auskunft (oder die Ausübung Ihrer anderen Rechte) zu gewährleisten, benötigen wir möglicherweise bestimmte Informationen von Ihnen. Dies ist eine weitere angemessene Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht an unberechtigte Personen weitergegeben werden.

KONTAKTDATEN UND IHRE BESCHWERDERECHTE

Sollten Sie weitere Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte. privacy@syniti.com.

Sie haben das Recht, jederzeit eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutzfragen in dem Land einzureichen, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben.

PRIVACY SHIELD-ZERTIFIZIERUNG

Wie in unserer Privacy-Shield-Zertifizierung (https://www.privacyshield.gov/) beschrieben, halten wir uns an die EU-US- und Schweizer-US-Privacy-Shield-Rahmenwerke des US-Handelsministeriums hinsichtlich der Erhebung, Nutzung und Speicherung personenbezogener Daten aus EU-Mitgliedstaaten und der Schweiz. Backoffice Associates, LLC, firmierend als Syniti, hat sich zur Einhaltung der Privacy-Shield-Prinzipien bekennen lassen. Syniti bleibt für alle personenbezogenen Daten verantwortlich, die gemäß dem Prinzip der Weitergabe an Dritte zur externen Verarbeitung in unserem Auftrag weitergegeben werden, wie oben beschrieben. Weitere Informationen zum Privacy-Shield-Programm und die Zertifizierung von Syniti finden Sie auf der Privacy-Shield-Website. https://www.privacyshield.gov/Syniti unterliegt den Untersuchungs- und Durchsetzungsbefugnissen der US-amerikanischen Federal Trade Commission (FTC). Unter bestimmten Umständen sieht das Privacy-Shield-Abkommen das Recht vor, ein verbindliches Schiedsverfahren zur Beilegung von Beschwerden einzuleiten, die nicht auf anderem Wege beigelegt werden konnten, wie in Anhang I der Privacy-Shield-Prinzipien beschrieben. https://www.privacyshield.gov/.

STATUS UND ÄNDERUNGEN DIESER MITTEILUNG

Diese Mitteilung ist nicht Bestandteil eines Arbeitsvertrags oder eines anderen Dienstleistungsvertrags. Wir behalten uns das Recht vor, diese Mitteilung jederzeit zu aktualisieren; Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht.

Zuletzt aktualisiert am 29. Juni 2020